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客先で打合せする時の3つの気遣い

2015/03/31

この記事のマトメ

外に出るのは好きではないのですが、サクラが綺麗なので少し気分がいいのえらです。

今年はお花見の予定が皆無で寂しいです。お声がけお待ちしております!!

さて、昨日は珍しくお客様先でお打ち合わせをすることになり、そのお客様の案件に一緒にアサインする他社様の新人さんと共に行ってまいりました。打合せ前に内容の事前確認のため寄った喫茶店で、打合せ初体験という新人さんに「気をつけることってありますか?」と聞かれました。

のえら「名刺交換の仕方?」
新人さん「研修でやりました!」
のえら「頂いた名刺は机の上にn・・・」
新人さん「研修でやりました!」
のえら「お茶を出されたr・・・」
新人さん「研修でy」

なるほど!そういうメジャーで最低限のマナー以外は、これまで特に意識したこともなく、改めて考えてみました。

その1 ネットワークの利用は確認をしてから!

お客様先のオープンWi-Fiは勿論ですが、ポケットWi-Fiの利用時は確認しています。

「御社のWi-Fiを利用させていただいても宜しいでしょうか?」
「ネット接続しても宜しいでしょうか?」

だいたいは「いいですよー」と返ってきます。
「なんでそんな確認とるの?」と怪訝な顔をされることあります。

ほとんどのノマドワーカーやフリーランスは、クラウドでリアルタイムにデータを保存しながら打合せというスタイルだと思います。これはとても便利ですが、たいていの場合、打合せの内容というのは秘密のお話ですよね。その企業によっては相当セキュリティに気を使っている場合もあり、そういった秘密のお話のものを、ネットワークに乗せて運ぶという点を気にする会社様もいらっしゃいます。

一言、確認をするだけで「この人もそのあたりは気を回せる人なんだな。」と少しだけポイントアップ!

※・・・と、一度お客様に褒めていただきました。

その2 どんな小さい仕事でも議事録は録る

議事録はお仕事を請ける側が作るのが基本です。
小さいお仕事の場合、「これとあれとそれをお願い」「はい!分かりました!」なんて覚えておけるレベルの内容だったりする打合せの時もありますが、そういう時であっても議事録はキッチリ録っておきます。

タスクの整理にもなりますし、後から言った言わないを避ける意味もあります。

とった議事録は、帰った後に整理して、お打合せのお礼メールに添えてお送りします。「こんな小さい仕事でもちゃんとしてるんだなぁ」と思って頂けるかもしれません。数千円単位のお仕事なんかだと「めんどくせぇ!」と思われるかもしれません。

お客様もライトな仕事だと特に言ったかどうか忘れるということもあるようなので、このあたりはお互いのためにちゃんとやっておきたいところです。

その3 メモは覗かないで、手の動きで話すスピードをあわせる

私が打合せ中にされると萎縮してしまう行為のTOPに「メモを覗かれる」というのがあります。
これは相手の方が「ちゃんと書けたかな?」「次の話に行っていいかな?」と確認しておられるようなのですが・・・

自分が走り書きしたものを見られるのって嫌ですよね!
なので、書いている内容が気になっても我慢して見ない!

そして、メモが追いつかないスピードであれやこれや話されても頭にもメモにも落ちてこないので、手の動きを確認しながらゆっくりお話するようにしています。

手が止まって目線がこっちにきた!と思ったら次のお話へ。

いくらメモのスピードに合わせても、メモ書いてるし黙ってよう・・・っていう沈黙もこれまた気まずいものです。そのために、お話の内容もまずはメモしてもらいたい結論を先に出し、メモして頂いている間にその結論に関する補足を話す・・・と、話す順序にも気遣いは必要になるかもしれませんね。

photo credit: Pen, Diary and Glasses via photopin(license)

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のえらのえら

元夜の蝶。現在は家事や子育ての合間にテストとライティング、そして当サイトの管理をしています。テストで至る所をポチポチしまくる自称ポチポチマスター。クライアント様と接することが殆ど無いレアキャラです。最近の悩みは、寝ている間も指がポチポチ動いている為に腱鞘炎が治らない事です。日々の作業で感じた事や気づいた事、テスター視点でのネットショップに関する記事を書いています。

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